業務用のHiroin IDを作成する

/ Ando

弘前大学のメールアドレス（Hiroin ID）は，個人用のもの（個人ID）の他に業務用のもの（職名ID）を作成することもできます（申請は教職員のHiroin IDを持っている人に限る）．その流れを紹介します．

わかりにくい表題だったので追記．当然ながら個人IDも業務用のものです．本記事の表題が言っているのは，（個人IDとは別の）特定の業務専用のIDを作る，という話です．

※注意※ 基本的には学内者向けの記事となっています．リンク先の多くは学内専用サイトだと思いますが，個別の注意書きはしません．

Hiroin IDの概要

情報基盤センターのWebサイトに，ID申請の案内ページがあります．Hiroin IDの種類や，それぞれの違いなども比較的わかりやすく説明されています．ただしこのページの存在を知らない人が辿り着くのは困難かもしれません．

職名IDというと事務で使っている4桁の数字が入ったものがお馴染みですが，教員であれば授業用，あるいは学会用などで使い分けたり，技術系職員であれば業務（担当装置など）ごとに使い分けるというユースケースが考えられます．私自身も職名IDをいくつか利用していますが，担当業務の（将来的な）脱属人化への布石を打っているつもりだったりします．

申請の流れ

上記の案内ページに書かれている手順に従えばだいたいスムーズにできるのですが，念のため手順を追ってみます．申請システムへのリンクが案内ページにありますので，そこから申請システムに（申請者のHiroin IDで）ログインします．

左側のメニューから，[アカウント申請(職名ID)]をクリックします．

下の[新規申請]ボタンをクリックします．

申請内容を入力しますが，落とし穴がいくつかありますので注意しましょう．

  • 氏名には全角スペース（ローマ字氏名は半角スペース）を中に含める必要があります（姓と名で分ける個人名と同じシステムを使っている都合なのでしょう）．
  • 所属のリストボックスに謎の空行がありますが，その空行が正解であることがあります．たとえば[所属1]に「理工学研究科」という選択肢がありませんが，「理工学部」と「農学生命科学部」の間の空行が「理工学研究科」に相当するものであるということが，[所属2]の中身から推定されます．

それらの落とし穴を乗り越えて申請を送信すると，赤文字で「申請しました」と表示されて申請が完了です．申請番号も表示されますので，念のために手元に記録しておくと安心ですね．

申請で指定した場所宛の学内便が数日中に届き，初期パスワードが記載された登録申請書が入っているはずです．今回は午前中に申請したのですが，申請日の夕方に届きました！

初期設定

仮パスワードのままで運用するのはいろいろな意味で悪手なので，まずは本パスワードを設定しましょう．設定に際しての注意事項や設定ページへのリンクは，パスワード変更のための注意書にあります．

続いて，Microsoft365のOutlookにサインインします．

まるで賄賂を要求するときのように遠回しなメッセージですが，要するに多要素認証の設定を要求しているのです．スマートフォンなどにAuthenticatorアプリが入っていれば，画面に表示されたQRコードを，Authenticatorアプリからスキャンするだけで（[アカウントを追加]（右上の＋ボタン）から[職場または学校アカウント]を選択して行います）設定が完了します．他の方法もありますが，説明は割愛します．

outlookに入ったついでに，（必要に応じて）メールの転送設定を行います（運用については次節で後述）．Outlookの歯車アイコンから[メール]→[転送]と辿ります．

運用

各業務用のメールアカウントが手に入ったので，装置のユーザ対応や業者とのやりとりには職名IDアカウントを活用しています．
複数のメールアドレスをチェックするのが億劫という方には，Hiroin IDのメールアカウント（というか一般にMicrosoft 365のメールアカウント）には転送を設定することができますので，各職名IDから自分の個人IDに転送するように設定することを推奨します．私もその運用をしていますが，各職名IDアカウントにも定期的にアクセスされなければならない（アクセスのない職名IDは一定期間で削除される）ので，メインPCのMUAからは各職名IDアカウントにIMAP接続するように設定しています．
以下余談．情報基盤センターのWebサイトはやたらとIMAPを推しますが，「大本営」的なクライアントの1カ所だけはPOPで運用する（ことでサーバ側のデータがなくなってもメールが残るようにする）のが私の流儀です．

Microsoft 365のSharePoint Online上で稼働している分析装置の予約システムのモデレーションにも，職名IDアカウントを活用しています．

ファイルストレージについては，OneDriveや弘大クラウドが職名IDについても割り当てられるのですが，MS Teamsで対応する業務のチームを作ってそこにファイルを保存した方が便利なような気もしたりしており，このあたりの運用はまだ固まっていません．

職名IDは管理者を引き継ぐことができるはずですので（手順は現時点では不明），何らかの事情で業務を他の人に引き渡すことになっても，外からの目線ではシームレスに引き継ぐことが（理論上は）可能ですし，新しい担当者にとっても過去のメールなどに容易にアクセスすることができます．

ということで，X線回折装置，EPMA，基礎物理学実験保守の各業務に関する連絡は，それぞれの専用アカウント宛にお願いいたします．